اغلب شركت ها و موسساتي كه داراي بخش هاي مختلفي هستند، در هماهنگ كردن اطلاعات ذخيره شده قسمت هاي مختلف، با مشكل روبرو مي شوند. مهم ترين دليل اين موضوع مي تواند عدم استفاده از نرم افزارهاي يكپارچه باشد. نرم افزار يكپارچه داراي اين قابليت است كه اطلاعات بخش هاي مختلف يك سازمان را به راحتي ذخيره كند. همچنين در هنگام اصلاح اطلاعات ورودي در يك واحد از مجموعه، اطلاعات مربوط به بخش هاي ديگر نيز ( كه با هم در ارتباط هستند ) طي فرآيند اتوماسيون اداري اصلاح مي شوند. شركت هايي كه با مشكل وارد كردن و ثبت اطلاعات مواجه هستند، معمولا از نرم افزارهاي مجزا براي واحدهاي مختلف استفاده مي كنند. ( منظور از واحد ها، قسمت هايي از جمله: واحد حسابداري، پشتيباني، فروش، انبار و ... است. ) اين سبك از مديريت كسب و كار، باعث كاهش شديد بازده و سرعت انجام كارها در مجموعه مي شود. در ضمن در اين روش ميزان تعامل كارمندان بخش هاي مختلف يك شركت كاهش مي يابد، كه امري مضر در نتيجه گيري مناسب است.

نرم افزار يكپارچه ( Integrated Software ) مجوعه اي از نرم افزار ها، با قابليت هاي مختلف است كه به انجام امور در زمينه هاي مختلف كمك مي كند. يك مثال آشنا از نرم افزارهاي يكپارچه Microsoft Office است كه در اكثر دفاتر و ادارات از برنامه هاي مختلف آن مثل Word ،Excel و Outlook استفاده مي شود.

همان طور كه گفته شد، شركت هايي كه از نرم افزارهاي مجزا براي هر واحد خود استفاده مي كنند، در كسب و كار خود با مشكل روبرو خواهند شد. به دلايل زير:

شركتي را در نظر بگيريد كه بخشي از نيروي انساني آن در حال وارد كردن داده هاي حسابداري و بخش ديگري همزمان در حال وارد كردن داده ها، از طريق سيستم مديريت ارتباط با مشتري ( CRM ) براي تايين قيمت نهايي هستند. اگر يكي از سفارشات لغو شود، كارمندان بايد وقت زيادي را صرف تطبيق دادن مجدد كليه اطلاعات ورودي كنند. انجام دوباره چنين كارهايي كه حجم زيادي دارند، باعث از دست رفتن سرعت و پايين آمدن بازده كارمندان مي شود، كه اين موضوع ميزان رشد شركت را در طول زمان كم مي كند.

شركتي كه از يك نرم افزر يكپارچه براي ذخيره نمودن اطلاعات واحد هاي مختلف استفاده نمي كند، ساعت هاي زيادي را صرف جمع آوري آن ها از چندين پايگاه ذخيره داده ( Database) مي كند. جمع آوري اطلاعات از داده هاي وارد شده در پايگاه هاي ذخيره متعدد، به علاوه اشتباهات نيروي انساني در هنگام وارد كردن اطلاعات، دقت آمارگيري صحيح را پايين مي آورند. اين امر به خصوص در هنگام جمع آوري آمار ساليانه شركت و انجام اموري مثل حسابرسي خود را نشان مي دهد. مسلما داشتن آماري صحيح در جهت تصميم گيري هاي مديريتي براي آينده يك شركت امري ضروري است.

وقتي شركتي از چند نرم افزار مجزا براي ثبت داده هاي خود استفاده مي كند، طبيعي است كه هزينه به روزرساني نرم افزارها و هزينه هاي مربوط به اصلاح خطاها يا همان نگهداري نرم افزار، بيشتر مي شود. ( نسبت به استفاده از يك نرم افزار يكپارچه ) منظور از هزينه، صرفا امور مالي نيست و اين مورد شامل صرف زمان بيشتر هم مي شود.

جلب رضايت مشتريان هميشه جز اولويت هاي كسب و كارهاي موفق بوده است. اگر در مجموعه اي ناهماهنگي بين واحدها وجود داشته باشد، مشتريان سريعا متوجه مي شوند و از آن مجموعه روي بر مي گردانند. براي مثال در هنگام خريد آنلاين مشتري متوجه مي شود كه اطلاعات وارد شده در مورد يك محصول به روز نيست. يا پس از ثبت سفارش، به دليل عدم هماهنگي بخش فروش با انبارداري، به مشتري اطلاع داده مي شود كه كالاي خواسته شده موجود نيست. ( توجه داشته باشيد كه هر كدام از بخش هاي مذكور از يك نرم افزار مجزا استفاده مي كنند. ) اين مورد به خوبي اشكالات استفاده از سيستم هاي مجزا را براي اداره يك مجموعه تكميل مي كند.

امروزه با توجه به بازخورد مثبتي كه از استفاده كاربردي اتوماسيون ها بدست آمده است، بسياري از دفاتر و مجموعه هاي كوچك و متوسط را به سمت توليد اتوماسيون هاي اداري جهت بهينه سازي فعاليت هاي اداري روزمره خود هدايت كرده است. اتوماسيون هاي اداري ويژه دفاتر گردشگري، موسسات آموزشي و مجموعه هاي مستقل خبرگزاري، نمونه هايي از اين گونه مجموعه هايي است كه از اتوماسيون اداري بهره مند شده اند.

به مجموعه نرم افزار ها و سخت افزار هايي اشاره دارد كه هدف آنها متمركز سازي، خودكار كردن، ساده سازي و در كل ايجاد يك روند از پيش تعيين شده سيستمي است كه كليه كاربران يك مجموعه از آن جهت انجام امور خود استفاده مي نمايند. با پيشرفت چشم گير فناوري در سال هاي اخير، اغلب اتوماسيون هاي اداري كاملا نرم افزاري شده اند و به تازگي به صورت اپليكيشن هاي موبايل نيز در اختيار كاركنان مجموعه ها قرار مي گيرد.

 

از ويژگي هاي يك اتوماسيون اداري مناسب، ذخيره اطلاعات عمومي و محرمانه يك سازمان به صورت متمركز است كه به انواع روش هاي به روز رمزگزاري داده در سرور هاي سازمان ثبت مي شوند و اعضا با توجه به سطوح دسترسي و پست هاي سازماني خود، اطلاعات را جستجو و دريافت مي نمايند.

استفاده به جا و بهينه از داده ها از نياز هاي اصولي هر مجموعه و كسب و كار فعالي است. امروزه ايجاد فرايند هايي كه داده را به اطلاعات مفيد ( Knowledge ) و قابل استفاده تبديل كند از ضرورت هاي اساسي سازمان ها است كه توسط اتوماسيون هاي اداري يكپارچه قابل انجام است.

از اهداف اصلي هر اتوماسيون اداري، مديريت ارتباطات و تبادل داده ها بين اعضاي سازمان است. اين انتقال اطلاعات بايستي در بستري ساده، سريع و دقيق باشد تا اطلاعات به بهترين نحو ممكن در بين اعضا تقسيم شود.

كاهش خطا از اساسي ترين نتايج مورد هدف هر سازماني در هنگام استفاده از اتوماسيون هاي اداري است و اين گونه سيستم ها در صورت نبود باگ هاي فني، مي توانند با دقت 100% اطلاعات صحيح را ذخيره و انتقال دهند.

اتوماسيون هاي اداري جامع با ساده سازي و خودكار كردن فرايند هاي روزمره، نقش اساسي در مديريت و صرفه جويي زمان دارند و همچنين كاهش استفاده كاغذ و حمل و نقل باعث كنترل هزينه هاي جاري مي شود.

اتوماسيون هاي اداري، همانطور كه اشاره شد نقش بسزايي در ايجاد روند هايي منظم و سازمان يافته دارند كه مي تواند بطور قابل ملاحظه اي در صرفه جويي هزينه ها، زمان و منابع به هر كسب و كاري كمك كند.